前回まで、英語での断るテクニック、米国人の謝罪についての考え方についてご紹介してきましたが、今回は、よく使う、知っていると便利な英文メールの虎の巻をお教えします。メールは日常の仕事で最もよく使い手段です。使いこなすことで業務の効率化をはかりましょう。
１．「感謝」メール：気軽に！
今更でしょうが、Thank youメールはいつでも気軽に頻用してください。感謝されてイヤな人はいませんので。
Thank you for your (help).これで十分です。Many thanks for your (help)...、You've been a big (help).も使えます。少し丁寧に言いたければ、I (really) appreciate your (help)、It was very kind of you to (help)...、なんて表現もあります。親しくなればGreat、ThanksだけでもOKです。
２．「依頼」メール：相手や状況によって使い分ける
メールで頼むのは気が引けるものです。相手に気持ちよく対応してもらうため、相手や内容によって表現を使い分けましょう。
まず、厳格に相手に命じる場合は、"You are required to submit the document."など。
一般的には、動詞の前にPleaseをつける、また、"I want you to help with...."、"I need you to help with..."なども使いやすい表現です。ただしこの場合、相手にノーと言えない状況を作るため、目上の人や強い立場の人に使うのは避けた方がいいのかもしれません。
"Can you help with ...?"、"Could you help with ...?"、"Would you kindly help with ..?"、"Would you mind helping with...?"などの表現は相手に断れる状況を提示できるため、より丁寧だと考えられます。また、状況を気にすることなく最も便利な表現は、"I would appreciate it if you could help with .."につきます。決まり文句として是非覚えておいてください。
３．「催促」メール：遠慮せず相手にプレッシャーをかけよう
日本人は催促するのにも気を遣います。自分からの返事が遅れることにもついApologies for my delayと書きます。相手にも同じ反応を期待し、返事が来ないと「失礼なメールを書いてしまったんだろうか」と、心配することも。ところが海外では（人にもよりますが）それほど神経をとがらせないことが多いようです。そんなとき、返事をしない相手に、I am sorry to bother/ hurry you ....なんて気を遣ったりしていませんか？Remindと書いて返事に期限を。もちろん「返事する」と言っておきながら返事をしてこない相手には、メールで厳しく言いましょう。Please do make sure that the report is completed by Monday.とか、I need to have your report by Wednesday.、またIf you fail to send it to me by Thursday, we may lose the contract.などと脅すのもいいかもしれません。イライラしても損なだけです。ですから、時差の問題もあるし、海外との約束には1～2日くらいの余裕を持たせるのがいいでしょう。
もちろん急ぐとき、メールのSubjectには必ず、URGENT、IMPORTANTを忘れずに。
４．番外編：1つのメールには1案件
1つのメールに複数の案件を書かないように気をつけましょう。Subjectに関する内容に限るように。2つ目以降の内容は読んでくれない可能性があります。いくつか伝える場合には、1件1件メールを送ってください。何件も送って申し訳ない、でなく、全然失礼ではありません。
